kotaの雑記帳

日々気になったことの忘備録として記していきます。



スケジュール表(工程表)を書くなら、このソフト

 スケジュール表を書く良いソフトをみつけた。

スケジュール表を書くメリット

 二人以上で仕事をするときや、一人であっても初めての仕事をするときは、スケジュール表(工程表)を書くようにしている。スケジュール表を書くご利益は3つある。

  • スケジュール表を書く過程でタスクの分解(いわゆるWBS:Work Breakdown Structure)を行うため、今後の作業の見通しがつく(イメージトレーニングをするのに似ている)。
  • 仕事を始めた後、スケジュールよりも早く仕事が進んでいれば、定時に家に帰ることができる。
  • 複数人で作業していて他の誰かが困っているときに、その人を手伝うべきか自分の仕事を先に進めるべきか分かる(困っている人の作業が全体のボトルネックでなければ、手伝わなくても構わない)。

おすすめのスケジュール表ソフト

 これまでは「開発マイルストン」というエクセルベースのソフトを使っていた。このソフトはとても高機能で本格的。マイクロソフトProjectを思い浮かべてもらえばいい。大きな仕事をするときにはとても重宝している。
 一方、小さな仕事のときはもっとシンプルなソフトでスケジュール表を書きたいと思っていた。久しぶりにネットを検索したら、マイクロソフトのOfficeスタイルカタログのエクセルテンプレート「プロジェクトスケジュール」をみつけた。これが丁度良い感じのシンプルさだ。

プロジェクトスケジュールの使い方:応用編

 このプロジェクトスケジュールの基本的な使い方は、次の動画を見て欲しい。

 
 応用編として、(1)休日の追加の方法、(2)期間の延長の方法を記しておく。

休日の追加

 プロジェクトスケジュールを開くと「プロジェクト名」という名前のシートが一枚だけある。実は「祝日」という隠しシートがあり、これに記述を追加することで休日を追加することができる。土日以外に会社固有の休みがあるときに便利だ。
 隠しシートの開き方は、ホームタブ>セル>書式>非表示・再表示>シートの再表示だ。詳しくは、マイクロソフトのサポートページ「ワークシートまたはブックの表示と非表示を切り替える」を見て欲しい。

期間の延長

 プロジェクトスケジュールでは3か月以上のスケジュールを描けない。しかし、期間3か月で描いたスケジュールを、別のシートにコピペし、列を選択した後フィルハンドルで伸ばしていけばいくらでも期間を延長できる。
 プロジェクトスケジュールでは休日を灰色に塗ってくれるのだが、フィルハンドルで伸ばした部分はうまく塗ってくれない。これは、条件付き書式の設定がずれるためだ。条件付き書式>ルールの管理>ルールの編集 で適切に設定すれば完璧。

まとめ

 マイクロソフトのOfficeスタイルカタログのエクセルテンプレート「プロジェクトスケジュール」がシンプルで使い勝手が良い。
 新たに休日を追加したり、期間を延ばすことも簡単。