効率的に仕事をこなす手帳の３つの機能

はじめに

　毎年この時期になると手帳選びが楽しみである。最近は、ほぼ日手帳が人気らしい。その特徴は

１日１ページで、たっぷり書ける
「日々の言葉」が記されている
手で押さえなくとも180度開く
手帳に最適な紙を使用し、滑らかな書き心地
背景が方眼紙
カバーの収納力がたっぷり

と中々よく考えられている。

　さて、手帳の使い方の解説本がたくさん出ているが、それらは内容を膨らませ過ぎのため分りづらい。そこで、私が普段考えていることをまとめてみる*1。

　まず、手帳の機能を整理すると、以下の４つである。

スケジュール管理
ＴＯＤＯ管理
メモ
アドレス管理

スケジュール管理

　最初のスケジュール管理については、その書き込む量（すなわちスケジュールの量）に応じて、１日1ページのものや1週間1ページのものを選べば良いのだが、スケジュールの量と質があるレベルを超えると、工夫が必要になってくる。例えば、1日に予定が平均4つ程入り、数ヶ月の長さのプロジェクトを複数抱えるようになると、毎日の生活は以下のようになってくる。

毎日が忙しい。一日に多くの打ち合わせをこなし、その打ち合わせで決まったことを打ち合わせの隙間時間で実行するようになる。
打ち合わせが他人主導で決められていく*2。

このような毎日を効率的に処理していくためには、次のような習慣をつけることが効果的である。

毎朝、今日・明日の締め切りのＴＯＤＯを確認し、今日の空き時間のどこでそれらを処理するか考える。

このためには、バーティカルタイプのような各用件が１日のどれくらいの時間を占めるのか直感的に分る手帳が必要になる。一方で、このような生活をしていると、超短期に仕事を回すだけで精一杯となり、気付くと一年が過ぎていたということになりがちである*3。こうならないためには、月間あるいは年間カレンダーで長期スケジュールを決めることが重要になる*4。

　スケジュール管理についてまとめると、以下の使い方良いと思う。

１日の拘束時間の量が直感的に分るバーティカルタイプが良い
たまに、長期スケジュールを検討するための月間・年間スケジュール表を記入する

TODO管理

　ＴＯＤＯ管理に関しては、GTDがうまい方法である。ＧＴＤとは

やりたいことを思いついたら、その場でメモをする
それを、ＴＯＤＯとタスクに分ける*5。
タスクをサブタスクに分けて、ＴＯＤＯに落とし込む

　大きすぎるＴＯＤＯは実行できない、という考えがＧＴＤの根底にある。例えば、「レポートを書く」とＴＯＤＯに記すと大抵実行できない。なぜなら、やるべきことが大きすぎて手につかないのだ。これを、「レポートの主題を決める」、「必要な調査範囲を決める」、「調査を行う」、「レポートのストーリを決める」、「ドラフトを書く」、「友人にコメントをもらう」、「コメントを反映して書き直す」、「上司にコメントをもらう」、「コメントを反映して書き直す」、、、というようにサブタスクに分け、夫々をＴＯＤＯとして記すと実行しやすい。

　私は、ＴＯＤＯとタスクに分けるのが面倒なので、ＧＴＤを少し変形して使っている。

やりたいことを思いついたら、ＴＯＤＯに書く
毎週、未処理のＴＯＤＯを眺め、可能ならばサブタスクに分解する

メモ

　メモは、手帳の一番重要な機能である。大切なのは、思いついたら何でもメモること。アイデアはすぐ忘れてしまう、何でもすぐ書き留めることが重要である。このクセが付くと、何気なく目に入ることからもアイデアが浮かぶようになる*6。そして、帰りの電車の中ででも、そのメモを見返して重要なことを選び出すこと、できるならばまとめを作るようにすると、さらに効果的である。