会社の上位者に向けて情報発信する機会が増えるにつれて、パワーポイントの資料を作る機会が増えている。そのような人は、長い文章を読む時間が無いため、自然絵を描けるパワーポイントで資料を求められることが多くなる。そうすると、なんだか同じようなパワーポイントを何度も作っている気分になることがある。そこで、再利用性という観点からパワーポイント資料の作り方を考えてみる。デザイン的な話は以下が良くまとまっているので、こちらを参照して頂きたい。
http://d.hatena.ne.jp/aureliano/20090626/1245981276
基本は1スライドに１主張
よく、主張したいことが雑多に詰め込まれたスライドを見ることがある。例えば、”特徴”といったタイトルで、利点・欠点・珍しい点その他もろもろが混ざっているような場合がある。こんな風にごちゃまぜにしてしまうと、 そのスライドを開発メンバーに見せるときと、客先に見せるときとで、内容を書き換えなければならない。これを防ぐには、なるべく1スライドに1主張の内容に限定すると、スライドの差し替えで済む場合が多い。
1スライドの中の情報の詳細さを揃える
説明の基本は全体から細部に向かって描写することであるのだが、どこまで詳細に記述するかは、説明相手によって異なる。例えば、ある機能について大雑把に説明し、それを実現する仕組みの説明、制約事項などの順に1スライドに記述すると、やはり説明相手毎にスライドを作ることになる。そこで、異なる詳細さの情報を1スライドに詰め込まず、複数スライドに分けると使い回しが効く。
言葉遣い・用語に気をつける
言葉づかいを考えるって案外面倒なもので、「○○かも」、「○○ってどうよ」のような書き方をし資料を作る人がいる。仲間内で使う資料ならば良いと思う人もいるかもしれないが、これも使い回しが効かなくなるのでやめた方が良い。特に用語の定義が曖昧だと資料を書き直しているうちに資料がこんがらかってくる。変数名がいい加減についたプログラムを使いまわしているのと同じである。
キースライドを作る
そのプレゼンの中で一番大切な主張や説明を一枚にまとめたキースライドを作ることは、かなり重要である。何度も資料を作り直してもキースライドだけあればプレゼンストーリが作れるものである。経験的には、これらのキースライドを書き直すことは滅多にない。プログラムでも滅多に書き換えの必要のない関数があると思うが、これと同じである。
まとめ
パワーポイントの資料作成は、再利用率を上げるという観点から見直すと、ソフトウエアの開発手法と相通ずるものが多いことに気付くであろう。すなわち、単機能化、抽象化、適切な変数名の選択、キー構造の開発である。
